Archiwizowanie danych likwidowanych placówek

Szanowni Państwo
Marszałek Województwa Opolskiego,
Prezydenci Miast
Starostowie Powiatów,
Burmistrzowie, Wójtowie,
Dyrektorzy szkół i placówek oświatowych
województwa opolskiego

W związku z likwidacją szkół i placówek w województwie opolskim w roku 2013, których organem sprawującym nadzór pedagogiczny jest Opolski Kurator Oświaty przypominam Państwu, że dokumentację z przebiegu nauczania po zlikwidowanych szkołach i placówkach należy  przekazać zgodnie z art.59 ust. 3  i z art.84 ust. 4  ustawy  o systemie Oświaty z dnia 7 września 1991 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) do Archiwum Zakładowego Kuratorium Oświaty w Opolu, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji.

Dokumentację należy złożyć po spełnieniu następujących warunków:

• złożeniu do Opolskiego Kuratora Oświaty wniosku o przejęcie dokumentacji,
• dołączeniu do wniosku kopii dokumentów dotyczących założenia szkoły, przekształceń oraz likwidacji szkoły,
• załączenie spisów zdawczo-odbiorczych zgodnych z obowiązującym w szkole lub placówce jednolitym rzeczowym wykazem akt i z opisem przekazywanej dokumentacji.

 

Do Zakładowego Archiwum Kuratorium Oświaty w Opolu należy przekazać następującą dokumentację:

• księgi arkuszy ocen, księgi ocen – B 50
• księgi uczniów/słuchaczy/wychowanków – B 50
• dokumenty dotyczące odtworzenia zniszczonej  dokumentacji  przebiegu nauczania – B 50
• świadectwa nieodebrane – B 50
• rejestr wydanych  świadectw – B 50
• rejestr absolwentów – B 50
• uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły – B 25
• protokoły egzaminu dojrzałości – B 50
• protokoły egzaminów semestralnych, końcowych i poprawkowych – B 25
• protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej – B 50
• pisemne prace egzaminacyjne – B 25
• świadectwa ukończenia szkoły – B 50
• świadectwa dojrzałości – B 50
• dzienniki lekcyjne i dzienniki innych zajęć – B 6
• druki świadectw szkolnych – B 6

 

Akta powinny być powiązane w teczki o grubości do 5 cm, opisane wg załączonego wzoru z wyjątkiem arkuszy ocen oprawionych (jak książki), dzienników lekcyjnych nie starszych, niż rok szkolny 2008/2009 i przekazane wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym sporządzonym w 3 egz. i przygotowane wg poniższych wytycznych:

• w jednej teczce aktowej wraz ze spisem spraw powinna znaleźć się dokumentacja dotycząca tylko jednej kategorii akt -  bez zbędnych notatek, brudnopisów, kopert oraz kopii tych samych dokumentów;
• z dokumentacji należy usunąć części metalowe i plastikowe (np. spinacze, zszywki, koszulki);
• w lewym dolnym rogu strony tytułowej należy wpisać kolejny numer teczki aktowej zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym;
• jeśli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku, obejmują kilka teczek, należy wpisać nr tomu;
• teczki należy opisać czarnym pisakiem.

 

Podczas porządkowania dokumentacji należy pamiętać, że:

• w przypadku np. arkuszy ocen, nieodebranych świadectw  - każda teczka powinna zawierać zbiorczą listę (imię i nazwisko) dokumentów znajdujących się w teczce;
• protokoły egzaminów włącza się do arkuszy ocen;
• księgi ocen, księgi arkuszy ocen,  uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, powinny zostać oprawione.

 

Przed przejęciem dokumentacja zostaje sprawdzona przez pracownika Kuratorium  Oświaty. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik odmawia podpisania spisów zdawczo-odbiorczych, a dokumentacja podlega zwrotowi w celu usunięcia nieprawidłowości i ponownego przekazania do archiwum zakładowego.

Jeżeli przekazywana dokumentacja nie zawiera wszystkich niezbędnych dokumentów, dyrektor szkoły składa oświadczenie na piśmie o występujących brakach.

Do spisów należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących założenia, przekształceń oraz likwidacji szkoły.

W powyższej sprawie proszę o bezpośredni kontakt z Archiwistą,  Panią Elżbietą Kuryło.

         
Opolski Kurator Oświaty