Przekazywanie danych identyfikacyjnych i dziedzinowych uczniów

Szanowni Państwo Dyrektorzy,

w nawiązaniu do komunikatu z dnia 13 października 2014 r. uprzejmie przypominamy, że od 13 stycznia br. do 13 lutego br. będzie prowadzona weryfikacja stopnia zapełnienia bazy danych SIO w zakresie danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych uczniów.

Podmioty, w które w tym okresie powinny uzupełnić dane identyfikacyjne i dane dziedzinowe uczniów to:

• przedszkola oraz inne formy wychowania przedszkolnego
• szkoły podstawowe
• gimnazja
• szkoły ponadgimnazjalne
• szkoły artystyczne
• Młodzieżowe Ośrodki Wychowawcze,
• Młodzieżowe Ośrodki Socjoterapii
• Specjalne Ośrodki Szkolno-Wychowawcze
• Ośrodki Rewalidacyjno-Wychowawcze
• zakłady kształcenia nauczycieli
• kolegia pracowników służb społecznych
• bursy i domy wczasów dziecięcych
• placówki kształcenia praktycznego i ustawicznego (w tym CKP, CKU, ODiDZ) – tylko w odniesieniu do słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych
• gminy

Szczególny przypadek stanowią poradnie psychologiczno-pedagogiczne (w tym specjalistyczne). Poradnie do 13 lutego br. powinny przekazać do bazy danych SIO dane identyfikacyjne i dane dziedzinowe uczniów korzystających z zajęć wczesnego wspomagania rozwoju lub zajęć rewalidacyjno-wychowawczych organizowanych przez poradnię oraz uczniów, którym poradnia wydała orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego, orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych oraz opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju.

W odniesieniu do uczestników zajęć w placówkach oświatowo-wychowawczych oraz uczestników kursów innych niż kwalifikacyjne kursy zawodowe w placówkach kształcenia ustawicznego i praktycznego do SIO są przekazywane wyłącznie dane zbiorcze. Placówki te zobowiązane są do przekazania danych identyfikacyjnych i danych dziedzinowych wyżej wymienionych uczestników tylko w przypadku jeśli uczeń będąc pod opieką placówki miał wypadek.

Jeśli do tej pory nie wprowadzili Państwo do SIO danych uczniów to prosimy o uzupełnienie tych danych do 13 lutego br.

W celu ułatwienia Państwu wprowadzania wymaganych danych do lokalnej bazy danych SIO, a następnie przesłania ich do bazy danych SIO poniżej zamieszczamy krótkie omówienie sposobu wprowadzania tych danych. Zachęcamy również do zapoznania się z Instrukcją użytkownika aplikacji modernizowanego SIO – Moduł: Uczeń.

Aby poprawnie przekazać wymagane dane należy wykonać poniżej opisane czynności:

W przypadku szkoły lub placówki oświatowej należy w pierwszej kolejności upewnić się, że poprawnie została wprowadzona tzw. „specyfika podmiotu – opis szkoły i placówki oświatowej”. Jeśli nie, to należy to zrobić – zgodnie z instrukcją (instrukcja do Modułu Podmiot – strony 8-18). Określenie specyfiki podmiotu jest konieczne, aby można było zarejestrować oddziały lub oddziały dodatkowe.

Następnie powinny zostać zarejestrowane oddziały funkcjonujące w szkole lub placówce w roku szkolnym 2014/2015 – zgodnie z instrukcją (instrukcja do Modułu Podmiot – strony 20-30).

Po zarejestrowaniu oddziałów należy uzupełnić tzw. „specyfikę oddziałów” – Uzupełnienie danych – oddziały, zgodnie z instrukcją (instrukcja do Modułu Podmiot – strony 35-39).

Aby właściwie wprowadzić dane ucznia należy wykonać dwa kroki:

1) zarejestrować ucznia wpisując jego nr PESEL, imię i nazwisko i wysyłając te dane do SIO w celu weryfikacji ich ze zbiorem PESEL. Sposób postępowania w przypadku braku nr PESEL lub braku możliwości jego poprawnej weryfikacji jest opisany w instrukcji (instrukcja do Modułu Uczeń – strony 8-17).

2) po zarejestrowaniu danych identyfikacyjnych ucznia można przystąpić do przekazywania danych dziedzinowych tego ucznia.

W przypadku przedszkoli, szkół, zakładów kształcenia nauczycieli, kolegiów pracowników służb społecznych, uczestników kwalifikacyjnych kursów zawodowych, MOW, MOS, SOSW, ORW prosimy, aby w pierwszej kolejności wprowadzić odpowiednio datę rozpoczęcia nauki , datę rozpoczęcia pobytu w ośrodku, datę rozpoczęcia pobytu w placówce, datę rozpoczęcia kwalifikacyjnego kursu zawodowego (pozostałe dane dziedzinowe ), a następnie przypisać ucznia do właściwego oddziału (instrukcja do Modułu Uczeń – strony 18-33).