Archiwizowanie danych likwidowanych placówek
Szanowni Państwo
Marszałek Województwa Opolskiego,
Prezydenci Miast
Starostowie Powiatów,
Burmistrzowie, Wójtowie,
Dyrektorzy szkół i placówek oświatowych
województwa opolskiego
W związku z likwidacją szkół i placówek w województwie opolskim w roku 2013, których organem sprawującym nadzór pedagogiczny jest Opolski Kurator Oświaty przypominam Państwu, że dokumentację z przebiegu nauczania po zlikwidowanych szkołach i placówkach należy przekazać zgodnie z art.59 ust. 3 i z art.84 ust. 4 ustawy o systemie Oświaty z dnia 7 września 1991 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) do Archiwum Zakładowego Kuratorium Oświaty w Opolu, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji.
Dokumentację należy złożyć po spełnieniu następujących warunków:
- złożeniu do Opolskiego Kuratora Oświaty wniosku o przejęcie dokumentacji,
- dołączeniu do wniosku kopii dokumentów dotyczących założenia szkoły, przekształceń oraz likwidacji szkoły,
- załączenie spisów zdawczo-odbiorczych zgodnych z obowiązującym w szkole lub placówce jednolitym rzeczowym wykazem akt i z opisem przekazywanej dokumentacji.
Do Zakładowego Archiwum Kuratorium Oświaty w Opolu należy przekazać następującą dokumentację:
- księgi arkuszy ocen, księgi ocen – B 50
- księgi uczniów/słuchaczy/wychowanków – B 50
- dokumenty dotyczące odtworzenia zniszczonej dokumentacji przebiegu nauczania – B 50
- świadectwa nieodebrane – B 50
- rejestr wydanych świadectw – B 50
- rejestr absolwentów – B 50
- uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły – B 25
- protokoły egzaminu dojrzałości – B 50
- protokoły egzaminów semestralnych, końcowych i poprawkowych – B 25
- protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej – B 50
- pisemne prace egzaminacyjne – B 25
- świadectwa ukończenia szkoły – B 50
- świadectwa dojrzałości – B 50
- dzienniki lekcyjne i dzienniki innych zajęć – B 6
- druki świadectw szkolnych – B 6
Akta powinny być powiązane w teczki o grubości do 5 cm, opisane wg załączonego wzoru z wyjątkiem arkuszy ocen oprawionych (jak książki), dzienników lekcyjnych nie starszych, niż rok szkolny 2008/2009 i przekazane wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym sporządzonym w 3 egz. i przygotowane wg poniższych wytycznych:
- w jednej teczce aktowej wraz ze spisem spraw powinna znaleźć się dokumentacja dotycząca tylko jednej kategorii akt - bez zbędnych notatek, brudnopisów, kopert oraz kopii tych samych dokumentów;
- z dokumentacji należy usunąć części metalowe i plastikowe (np. spinacze, zszywki, koszulki);
- w lewym dolnym rogu strony tytułowej należy wpisać kolejny numer teczki aktowej zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym;
- jeśli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku, obejmują kilka teczek, należy wpisać nr tomu;
- teczki należy opisać czarnym pisakiem.
Podczas porządkowania dokumentacji należy pamiętać, że:
- w przypadku np. arkuszy ocen, nieodebranych świadectw - każda teczka powinna zawierać zbiorczą listę (imię i nazwisko) dokumentów znajdujących się w teczce;
- protokoły egzaminów włącza się do arkuszy ocen;
- księgi ocen, księgi arkuszy ocen, uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, powinny zostać oprawione.
Przed przejęciem dokumentacja zostaje sprawdzona przez pracownika Kuratorium Oświaty. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik odmawia podpisania spisów zdawczo-odbiorczych, a dokumentacja podlega zwrotowi w celu usunięcia nieprawidłowości i ponownego przekazania do archiwum zakładowego.
Jeżeli przekazywana dokumentacja nie zawiera wszystkich niezbędnych dokumentów, dyrektor szkoły składa oświadczenie na piśmie o występujących brakach.
Do spisów należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących założenia, przekształceń oraz likwidacji szkoły.
W powyższej sprawie proszę o bezpośredni kontakt z Archiwistą, Panią Elżbietą Kuryło.
Opolski Kurator Oświaty